Họp báo là buổi họp mặt có sự xuất hiện của nhà báo, nhà đài được mời và các khách mời có nội dung liên quan đến chủ đề cuộc họp để cùng đưa ra những câu hỏi, giải trình hay những tuyên bố trước công chúng về một chủ đề hoặc một sự việc quan trọng nào đó được diễn ra.
Buổi lễ họp báo sẽ giúp công chúng có đầy đủ thông tin chính xác. Để tổ chức sự kiện họp báo, cần phải chuẩn bị thật kĩ để đạt được thành công và mục đích của sự kiện được tổ chức. Sau đây là 5 bước chuẩn bị tổ chức sự kiện họp báo được TES Marketing tổng hợp.
I. Nội dung họp báo là gì?
Bạn nên nhớ rằng, nhà báo đến với bạn để lấy thông tin. Vì thế, buổi họp báo của bạn càng có nhiều thông tin mà báo chí đang “them khát” thì buổi họp báo ấy càng có giá trị. Đương nhiên, với vai trò là người cung cấp thông tin, bạn nên đảm bảo rằng việc cung cấp thông tin cho sự kiện cần được đảm bảo là thông tin chính xác nhất và rõ ràng nhất.
Bạn cũng nên tham khảo thái độ, mức độ quan tâm của báo chí đối với nội dung họp báo chuẩn bị diễn ra. Nếu như nội dung họp báo của bạn chẳng có gì đặc sắc hay hấp dẫn giới báo chí thì bạn cũng nên nhìn lại sự kiện họp báo mà mình định tổ chức vì sẽ rất khó khăn trong việc mời nhà báo đến đưa tin đấy!
II. Quy trình mời khách (báo chí, phóng viên)
Vì tất cả những khách đến tham dự đều là những người có liên quan đến các cơ quan báo chí, truyền thông và có tầm quan trọng, ảnh hưởng lớn nên bạn cần sự nghiêm túc, trang trọng và chân thành để cs thể mời được họ đến tham gia.
Bạn nên chủ động Email, điện thoại, gửi thiệp mời trực tiếp một cách trang trọng để bày tỏ thiện ý. Khi mời bạn không nên quên các thông tin quan trọng như nội dung, địa điểm, thời gian, những nhân vật tham gia họp báo để tăng sự quan tâm, hứng thú của báo chí đến sự kiện của mình
III. Chuẩn bị địa điểm họp báo
Một trong những điều kiện bắt buộc cho buổi họp báo là cần đảm bảo những điều kiện tác nghiệp cho phóng viên. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm họp báo bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố này để đảm bảo được tính thành công cho sự kiện họp báo. Các yếu tố về âm thanh, ánh sáng khi tổ chức sự kiện họp báo cần được đảm bảo thực hiện rất kĩ càng và chỉn chu.
Đặc biệt, các đồ dùng, vật dụng cần thiết cho buổi họp báo cũng cần được lên danh sách để chuẩn bị và setup chu đáo như: bục phát biểu, bàn ghế, micro, máy chiếu…Tất cả những chi tiết chuẩn bị từ nhỏ bé, chi li nhất đều được chỉn chu từng chút một sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp của bạn khi tổ chức sư kiện họp báo.
V. Cần chuẩn bị tư liệu cho buổi họp báo
Tổ chức sự kiện họp báo cũng không thể thiếu được hệ thống tư liệu. Tư liệu cho buổi họp có thể là hình ảnh, âm thanh, file mềm, …. Việc chuẩn bị tư liệu nhằm mục đích cung cấp đầy đủ thông tin và tính xác thực cho thông tin được cung cấp cũng là điều cần chuẩn bị chu đáo cho sự kiện được tổ chức. Bạn cũng nên chuẩn bị trước những tài liệu này dành cho báo chí và phóng viên, nhà báo để họ có thể làm tư liệu sau khi cuộc họp báo kết thúc.
VI. Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết
Điều này thực sự cần thiết để làm nên tính thống nhất và đảm bảo sự kiện họp báo được tổ chức được vận hành đi đúng hướng. Bạn cũng nên thảo luận trước để nội dung họp báo sẽ được kiểm soát đúng theo ý đồ của ban tổ chức. Mc của sự kiện họp báo cũng cần đươc lựa chọn cẩn thận và kĩ càng.
Cần đảm bảo các yêu cầu về nói rành mạch, dễ nghe, đúng nội dung được chuẩn bị. Tổ chức sự kiện họp báo cần rất nhiều vấn đề quan tâm và chuẩn bị. Để tổ chức sự kiện họp báo thành công, bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sư kiện chuyên nghiệp tại TES Marketing nhé
