Tổ chức sự kiện đang trở thành một lĩnh vực rất phát triển, thu hút sự quan tâm của nhiều người trẻ và là một trong những ngành nghề đầy tiềm năng tại Việt Nam. Mặc dù đã có sự gia tăng về nhu cầu trong cộng đồng, nhưng vẫn có nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về khái niệm này. Tes Marketing, là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu và uy tín tại Việt Nam, đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện với quy mô khác nhau trên toàn quốc. Chúng tôi muốn chia sẻ với bạn một số khái niệm cơ bản về tổ chức sự kiện và thông tin để hiểu rõ hơn về ngành này.
I. Khái niệm về sự kiện
Sự Kiện là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức vào một thời điểm và địa điểm cụ thể bởi một cá nhân hoặc tổ chức. Thông qua sự kiện, các thông điệp ý nghĩa được truyền đến những người tham gia. Quan điểm về sự kiện có thể khác nhau tùy thuộc vào từng người.
Trong thực tế, sự kiện có thể bao gồm các hoạt động như khai mạc tuần lễ du lịch biển, các sự kiện thể thao, thời trang, hoặc các hoạt động lễ hội. Tuy nhiên, quan điểm về sự kiện đã được mở rộng trong thời đại hiện nay, không chỉ giới hạn trong các hoạt động cộng đồng lớn mà còn bao gồm cả những sự kiện cá nhân hoặc cộng đồng có quy mô nhỏ hơn như cưới hỏi, sinh nhật, hội nghị công ty, hội chợ, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, khai trương và nhiều hoạt động khác.
II. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện hoặc Event Planning là quy trình xác định, lập kế hoạch và thực hiện các công việc nhằm đảm bảo một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong đợi. Quá trình này bắt đầu từ việc nảy ra ý tưởng cho sự kiện và kéo dài cho đến khi sự kiện kết thúc. Ngày nay, tổ chức sự kiện thường nhằm mục đích truyền tải các thông điệp đến khách hàng hoặc công chúng, bao gồm việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, tổ chức các lễ hội và nhiều hoạt động khác.
III. Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?
Các lĩnh vực từ thể thao, giải trí đến kinh doanh, thương mại và hoạt động xã hội đều cần đến sự hỗ trợ của các tổ chức sự kiện để tổ chức các buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo và nhiều hoạt động khác. Tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành nghề độc lập ở nhiều quốc gia phát triển, được đào tạo với kiến thức và lý luận chuyên nghiệp. Các hoạt động liên quan và cần đến sự tổ chức sự kiện bao gồm:
- Hội chợ thương mại và triển lãm
- Các lễ hội, buổi biểu diễn, đêm nhạc
- Sự kiện giải trí và gây quỹ từ thiện
- Hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
- Sự kiện thể thao, văn hóa, và các sự kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước
- Sự kiện ra mắt, giới thiệu và quảng bá thương hiệu, sản phẩm, chiến lược marketing
- Các sự kiện doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại và chương trình khuyến mãi
Để đạt được sự thành công và hoàn hảo trong các chương trình này, sự hỗ trợ từ các đơn vị hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất quan trọng. Họ là những người hiểu rõ về quy trình tổ chức, biết cách bắt đầu, thực hiện và kết thúc một sự kiện một cách hiệu quả.
V. Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp và những tác động của nó đến chiến lược marketing.
Vai trò của tổ chức sự kiện:
- Thu hút sự chú ý và quan tâm từ đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và truyền thông.
- Là công cụ không thể thiếu cho các hoạt động quảng bá, tiếp thị và chiến lược marketing.
- Tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hoặc sản phẩm, đồng thời tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Tạo ảnh hưởng tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hoặc sản phẩm trên thị trường.
Mục đích của tổ chức sự kiện:
- Tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thay đổi nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng và khách hàng về thương hiệu hoặc sản phẩm.
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để tăng doanh số và giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối.
VI. Quy trình khái quát tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện hoàn hảo, quy trình là yếu tố quan trọng nhất dù đó là sự kiện lớn hay nhỏ. Thiết lập, chuẩn hóa và tối ưu hóa các bước thực hiện là điều kiện cần để đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ và thành công.
4 Giai đoạn cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện:
1. Giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện:
- Thu thập thông tin từ khách hàng để lấy ý kiến và tư vấn về các hạng mục cho sự kiện, bao gồm mục tiêu và nguyện vọng của đơn vị.
- Lên kế hoạch cụ thể về ý tưởng và triển khai các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện.
- Vận chuyển, thi công và lắp đặt các hạng mục và trang thiết bị cần thiết cho sự kiện.
- Lên kế hoạch các phương án dự phòng để xử lý các sự cố có thể xảy ra.
2. Quy trình tổ chức sự kiện:
- Bao gồm các công việc như lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết cho sự kiện.
- Kiểm tra lại các hạng mục và chạy thử trước chương trình.
- Đón tiếp khách và khai mạc sự kiện theo kịch bản đã lên trước đó.
- Quản lý và theo dõi tiến độ của sự kiện để đảm bảo diễn ra đúng kịch bản.
3. Giai đoạn sau khi tổ chức sự kiện:
- Xúc tiến và quảng bá thương hiệu qua sự kiện đã diễn ra.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng để đảm bảo dịch vụ tốt nhất và tạo ấn tượng tích cực.
- Giải quyết các vấn đề về kinh phí, xử lý sự cố và rút kinh nghiệm từ sự kiện đã diễn ra.
