Hội thảo và hội nghị khách hàng là hình thức truyền thông quan trọng cho thương hiệu và sản phẩm mới của doanh nghiệp, có khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng mới và trung thành. Ngày nay, hội nghị và hội thảo khách hàng còn là sự kiện quan trọng để các công ty tri ân khách hàng thân thiết và đối tác đáng tin cậy. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt khách hàng? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang trăn trở.
Nếu bạn cũng đang có những băn khoăn này, hãy tham khảo bài viết sau đây của TES Marketing để biết được 7 bước tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp như dân chuyên nhé!
I. Xác định khách hàng mục tiêu (target customer)
Cũng tương tự như bất kỳ sự kiện hay chiến dịch truyền thông nào, việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là rất quan trọng để đánh đúng vào tâm lý của họ, hay theo thuật ngữ chuyên ngành là tìm đúng insight để kích cầu khách hàng mua và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn.
Bạn cần phác hoạ chân dung khách hàng mục tiêu dựa trên các yếu tố sau:
- Độ tuổi
- Giới tính
- Sở thích
- Công việc
- Khu vực sinh sống
- Mức thu nhập
Dựa trên đó, bạn có thể tạo nên chân dung khách hàng mục tiêu cho hội nghị hoặc hội thảo. Ví dụ, với sản phẩm chăm sóc da, cụ thể là kem dưỡng chống lão hóa da mắt, chân dung khách hàng mục tiêu có thể như sau:
- Nữ, tuổi từ 25-35
- Mức thu nhập mỗi tháng từ 12-15 triệu đồng
- Sống tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng
- Công việc thường xuyên phải thức khuya và chịu nhiều stress (có tâm lý sợ lão hóa)
Với những thông tin này, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để xây dựng nội dung và phương thức tiếp cận hiệu quả trong hội nghị hoặc hội thảo.
II. Xác định thời gian tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng
Thời gian tổ chức là một trong những yếu tố quyết định khách hàng có đến dự sự kiện của bạn hay không. Vì thế, hãy cố gắng sắp xếp hội nghị hoặc hội thảo khách hàng vào cuối tuần khi mọi người thường có thời gian rảnh rỗi hơn. Ngoài ra, cần lưu ý chọn khung giờ phù hợp để đảm bảo khách hàng có thể tham dự mà không bị ảnh hưởng bởi tình trạng kẹt xe. Những khung giờ lý tưởng bao gồm:
- 8h-10h sáng: Đây là thời điểm tốt khi mọi người còn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng để bắt đầu ngày mới.
- 14h-16h chiều: Sau giờ nghỉ trưa, đây là khoảng thời gian hợp lý khi khách hàng đã ăn uống và nghỉ ngơi, sẵn sàng tham gia sự kiện.
- 18h-20h tối: Khung giờ này phù hợp với những khách hàng bận rộn, cho phép họ tham gia sau giờ làm việc.
Việc chọn đúng thời gian không chỉ giúp tăng tỷ lệ khách hàng tham dự mà còn tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể tập trung và tương tác hiệu quả hơn trong suốt sự kiện. Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của hội nghị hoặc hội thảo.
III. Xác định địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng chuyên nghiệp
Tuỳ vào số lượng khách mời và kinh phí mà bạn có thể chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị hoặc hội thảo khách hàng sao cho phù hợp. Chẳng hạn, với số lượng khách mời khoảng dưới 500 người, bạn có thể chọn các trung tâm hội nghị tiệc cưới hoặc phòng hội nghị của các khách sạn 3-4 sao để tổ chức. Kinh phí cho những địa điểm này thường dao động từ 300.000đ – 500.000đ/khách/ngày.
Nếu bạn có kế hoạch tổ chức tại những địa điểm sang trọng hơn như khách sạn 5 sao và với quy mô lớn từ 1000 khách trở lên, mức kinh phí sẽ cao hơn, khoảng 1.000.000đ/khách/ngày.
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp không chỉ dựa trên số lượng khách mời mà còn phải xem xét ngân sách của doanh nghiệp. Điều này giúp bạn tối ưu hóa chi phí trong khi vẫn đảm bảo sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng tham dự.
IV. Lên kịch bản chương trình hội nghị hội thảo khách hàng chỉnh chu, chuyên nghiệp nhưng không kém phần hấp dẫn
Kịch bản chương trình là yếu tố cốt lõi trong bất kỳ sự kiện nào. Đầu tiên, bạn cần phác thảo kịch bản sơ lược để biết được những hạng mục cần chuẩn bị và thời gian chuẩn bị cho từng hạng mục. Sau đó, hãy lên khung chương trình chi tiết. Kịch bản chi tiết này sẽ bao gồm việc phân công công việc cho từng thành viên trong ekip và lời dẫn chi tiết cho MC.
Một kịch bản hay sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru, suôn sẻ và thu hút được sự chú ý của khách mời. Việc đầu tư tỉ mỉ vào bước này không chỉ đảm bảo sự thành công của sự kiện mà còn tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác. Vì thế, hãy dành thời gian và công sức để chuẩn bị kịch bản một cách chu đáo và chuyên nghiệp.
V. Phân công công việc cụ thể và điều phối nhân sự
Chia ekip của bạn thành những nhóm nhân sự phù hợp:
- Nhóm phụ trách tiền kỳ: Có nhiệm vụ xin giấy phép địa điểm tổ chức, in thư mời, kiểm tra địa điểm trước khi tổ chức,…
- Nhóm phụ trách hậu cần: Có nhiệm vụ setup sân khấu, hội trường, kiểm tra trang thiết bị, sắp xếp trang trí,…
- Nhóm đón khách: Có nhiệm vụ lễ tân đón khách, PG hướng dẫn khách vào vị trí, sắp xếp chỗ ngồi và hỗ trợ khách mời khi cần,…
Lưu ý: Khi phân công công việc, cần có checklist cụ thể để mỗi người nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra tiến độ để đảm bảo nhân sự thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra.
Setup không gian tổ chức sự kiện:
Không gian tổ chức sự kiện tổng thể cần được bố trí sao cho phù hợp với mục đích và chủ đề của sự kiện. Dưới đây là những hạng mục thường phải có:
- Sân khấu
- Backdrop
- Khu vực trưng bày sản phẩm
- Khu vực check-in và hướng dẫn khách vào đúng vị trí (thường có ở những hội nghị hội thảo lớn)
Đảm bảo rằng mọi khu vực đều được setup một cách hợp lý, tạo nên không gian thoải mái và chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn. Việc chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng sẽ góp phần quan trọng vào thành công của hội nghị hoặc hội thảo.
VI. Gửi thư mời cho khách hàng
Mặc dù tưởng chừng như đơn giản, việc chuẩn bị danh sách và mời khách tham dự lại là một bước quan trọng để ghi điểm trong mắt khách mời. Để chuẩn bị chu đáo, bạn cần:
- Lên danh sách khách mời: Đảm bảo danh sách đầy đủ và chính xác.
- Thiết kế và in ấn thư mời đẹp mắt: Một thư mời được thiết kế tinh tế sẽ tạo ấn tượng tốt với khách mời.
- Gửi thư mời trước nhiều ngày diễn ra sự kiện: Điều này giúp khách mời có thời gian sắp xếp lịch trình để tham dự.
- Kiểm tra lại thông tin cẩn thận trước khi gửi đi: Đảm bảo không có sai sót về tên, địa chỉ, thời gian, và các thông tin quan trọng khác.
Bằng cách chú ý đến từng chi tiết nhỏ này, bạn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm, giúp khách mời cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng tham gia sự kiện của bạn.
VII. Kết thúc hội nghị hội thảo
Thông thường, đối với các chương trình hội nghị và hội thảo, sau khi kết thúc sự kiện, bạn nên chuẩn bị một số món quà lưu niệm nhỏ để tặng cho khách hàng và khách mời tham dự. Những món quà này không chỉ là lời cảm ơn chân thành mà còn là cách để khách hàng nhớ đến thương hiệu của bạn. Những món quà có thể bao gồm: bút ký cao cấp, sổ tay, cốc sứ, hoặc những sản phẩm mẫu của công ty. Điều quan trọng là các món quà này nên được thiết kế đẹp mắt và có logo, tên thương hiệu của bạn.
Đừng bỏ qua cơ hội này để nhắc nhớ khách hàng về thương hiệu của bạn! Một món quà lưu niệm, dù nhỏ, cũng có thể tạo ấn tượng sâu sắc và giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Với kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình lớn nhỏ cho khách hàng và đối tác, Tes Marketing tự tin có thể hỗ trợ quý khách tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của từng chi tiết nhỏ trong quá trình tổ chức và cam kết mang đến cho bạn một sự kiện chuyên nghiệp, suôn sẻ.
Vì thế, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ ngay với TES Marketing chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, đến triển khai chi tiết và hậu kỳ, đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời.
