Từ lâu, tổ chức sự kiện được biết đến là công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng. Mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng, tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định.
Vậy quy trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào? Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, TES Marketing xin chia sẻ đến các bạn một số bước cơ bản cần thiết trong quy trình tổ chức sự kiện dưới đây.
I. Cùng TES Marketing tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện
Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện của mình thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp cho những người tham gia sự kiện. Trước tiên bạn phải:
- Có ý tưởng thật đặc biệt cho sự kiện sẽ diễn ra của mình.
- Concept chương trình, ấn phẩm thiết kế phải đặc sắc và bắt mắt.
- Cách thức triển khai các bước trong sự kiện phải linh hoạt, chuyên nghiệp.
- Quy mô sự kiện phải có sức ảnh hưởng.
- Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, đẳng cấp, tạo sự thoải mái cho người tham gia sự kiện.
- Kịch bản chương trình hấp dẫn, mới lạ và độc đáo…
Tất cả các yếu tố nêu trên phải có sự kết hợp hài hòa và nhuần nhuyễn. Có như thế mới tạo nên được ấn tượng khó quên cho sự kiện.
Đặc biệt, sự thành công của sự kiện còn phụ thuộc rất nhiều vào quy trình tổ chức sự kiện. Một sự kiện có quy trình chặt chẽ, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ khó xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện.
Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp TES Marketing muốn giới thiệu đến bạn đọc.
Xác định địa điểm cũng như thời gian tổ chức sự kiện
Đây là bước chuẩn bị khá là quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Bởi nó giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng lên kế hoạch hơn. Đồng thời, thông báo đến lượng khách mời sẽ tham dự sự kiện. Từ đó, giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng tìm được một địa điểm phù hợp, lý tưởng cho sự kiện.
Tùy vào chủ đề của sự kiện để xác định địa điểm tổ chức
Thông thường, địa điểm để tổ chức sự kiện tiệc tất niên, hội thảo, giới thiệu sản phẩm… là các hội trường lớn, khách sạn 4-5 sao, hoặc các resort, Viba…
Ngoài ra, các bạn cần xác định thời gian tổ chức sự kiện phù hợp. Nhằm đảm bảo mọi khách mời đều có thể đến sự kiện.
Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là một bước khá là quan trọng không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Trước tiên, cần phải xác định chính xác mục đích của sự kiện là giới thiệu sản phẩm; tiệc tất niên; hay bán đấu giá sản phẩm… Từ đó, đơn vị tổ chức sẽ xác định được các công việc mà mình cần phải làm như:
- Quy mô của sự kiện lớn, trung bình hay nhỏ.
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách mời tham gia sự kiện là những ai?
- Nội dung – thông điệp tổ chức sự kiện muốn gửi đến những người tham dự.
- Liên lạc với các bên liên quan như: xin giấy phép tổ chức từ cục văn hóa nếu như tổ chức sự kiện thời trang.
- Trang trí sân khấu, banner, backdrop, standee sao cho phù hợp với chủ đề sự kiện.
- Phân bố đội ngũ nhân sự chuyên trách.
- Lên kế hoạch dự phòng kèm theo.
- Kinh phí dự trù cho buổi tổ chức sự kiện là bao nhiêu?
Tiến hành tổ chức sự kiện
Sau khi đã xây dựng xong kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chỉnh chu và hoàn hảo. Các bạn sẽ tiến hành tổ chức sự kiện theo các bước đã hoạch định trước đó. Sau đây sẽ là các bước cơ bản để bạn tổ chức sự kiện thành công, tạo ấn tượng khó phai cho khách hàng tham gia sự kiện:
- Bước 1: Bố trí đội ngũ lễ tân tiếp đón khách mời tham gia sự kiện.
- Bước 2: Hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi cho khách hàng.
- Bước 3: Khai mạc sự kiện bằng các tiết mục văn nghệ.
- Bước 4: Ban lãnh đạo lên công bố về chủ đề của sự kiện.
- Bước 5: Thực hiện tổ chức sự kiện.
- Bước 6: Khách hàng tham gia tiệc nếu có.
- Bước 7: Kết thúc sự kiện.
II. TES Marketing – Đơn vị đồng hàng cùng các doanh nghiệp trong mọi sự kiện
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện một cách cụ thể, chi tiết do TES Marketing cung cấp. Với quy trình này, TES Marketing đã giúp cho hàng ngàn doanh nghiệp, tổ chức cá nhân mang sản phẩm của mình đến gần với người tiêu dùng. Đồng thời quảng bá được thương hiệu cũng như tạo được dấu ấn riêng trong lòng khách hàng.
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình. Bạn chưa tìm được đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín và chất lượng. TES Marketing với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm. Cùng với chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp, tổ chức nào cũng muốn hợp tác.
