Có một bản kế hoạch tổ chức khai trương hoàn hảo sẽ giúp sự kiện thực tế được diễn ra thuận lợi, khâu quản lý sẽ đạt được hiệu quả tốt nhất. Một buổi tổ chức sự kiện có thành công hay không còn dựa vào nhiều yếu tố như nguồn nhân sự, các hạng mục cần thiết, chi phí… Đồng thời, còn phụ thuộc vào sự tổ chức chuyên nghiệp, linh hoạt, xử lý tình huống tốt của người tổ chức.
Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp, công ty không chỉ phải vạch ra được một kế hoạch tổ chức sự kiện thu hút mà còn phải có những phương pháp quảng bá, marketing phù hợp. Nhằm dẫn được khách hàng của mình tới sự kiện, từ đó tăng cơ hội tiếp cận của những khách hàng tiềm năng đến những dịch vụ/sản phẩm của mình.
Lên bản kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết, độc đáo
Vậy để chuẩn bị cho một kế hoạch khai trương hoàn hảo và chuyên nghiệp thì cần những gì? Nội dung bài viết dưới đây sẽ làm sáng tỏ vấn đề này. Hãy theo dõi và cùng tìm hiểu nhé!
I. 7 bước chuẩn bị kế hoạch tổ chức khai trương hoàn hảo
Dưới đây sẽ là những bước thực hiện kế hoạch tổ chức khai trương. Bạn hãy tham khảo có được một bản kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết, hoàn hảo cho sự kiện sắp tới của mình.
1. Xây dựng phương án quảng cáo, marketing cho cửa hàng
Xây dựng những phương án quảng cáo và marketing cho cửa hàng được xem là một trong những việc làm đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi lên kế hoạch chuẩn bị cho ngày lễ khai trương cửa hàng. Bởi đó là hình thức để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng nhất.
Doanh nghiệp có thể quảng cáo hình ảnh, sản phẩm của cửa hàng bằng những cách như:
- Thực hiện đăng những bài viết quảng cáo trên các trang mạng xã hội như Facebook, Youtube, Zalo, những trang báo điện tử…
- Phát tờ rơi ở những địa điểm quanh cửa hàng.
- Thiết kế, treo banner quảng cáo, bảng hiệu ngoài trời để giới thiệu về sự kiện của doanh nghiệp.
Những cách này có thể giúp doanh nghiệp quảng bá được thương hiệu, sản phẩm, địa chỉ của cửa hàng hiệu quả. Đồng thời, còn giúp thiết lập được những khách hàng tiềm năng và những đối tác tin cậy.
2. Chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương cho cửa hàng
- Việc lựa chọn ngày tổ chức lễ khai trương phải được ấn định trước ngày tổ chức. Ngày được lựa chọn phải phù hợp, đảm bảo yếu tố tâm linh, phong thủy. Đồng tời, đảm bảo tính thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp và thu hút những vị khách mời đến tham gia sự kiện.
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn những ngày tốt và trùng với những ngày cuối tuần để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời tham dự.
3. Trang trí không gian trong và ngoài cửa hàng
Khi trang trí không gian bên trong và bên ngoài cửa hàng cần phải chú ý thể hiện được tên cửa hàng, logo, slogan… Cũng như những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua sự kiện khai trương này.
Là sự kiện khai trương, do đó doanh nghiệp nên trang trí theo phong cách trang nhã, lịch sự. Để tạo sự thuận lợi cho việc tham quan cũng như mua sắm của khách mời. Và đương nhiên, công việc này nên được hoàn tất trước ngày lễ khai trương.
4. Lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự cho cửa hàng
Ban tổ chức sự kiện hay những công ty tổ chức sự kiện được thuê cho sự kiện này cần có sự bố trí, lên kế hoạch và tuyển dụng đầy đủ nhân viên. Để có thể đảm bảo phục vụ tốt nhất cho ngày khai trương cửa hàng.
5. Lập danh sách khách mời dự kiến cho sự kiện
Danh sách khách mời tham gia khai trương cửa hàng bao gồm đại diện doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các đối tác, những người nổi tiếng (nếu có) để có thể giúp quảng bá hình ảnh của cửa hàng một cách tốt nhất.
Để làm tốt điều này thì ban tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ được danh sách cũng như số lượng các khách mời tham dự. Để có sự chuẩn bị tiếp đón chu đáo và nhiệt tình nhất.
6. Chuẩn bị những thiết bị, dụng cụ cần thiết cho sự kiện
- Những thiết bị, dụng cụ như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, khăn trải bàn… là những vật dụng không thể thiếu trong bất cứ một sự kiện nào và sự kiện khai trương cũng không ngoại lệ. Những vật dụng này góp phần tạo không khí cũng như mang đến sự sang trọng cho buổi lễ khai trương.
- Ban tổ chức cần lên kế hoạch thuê hoặc mua sắm những thiết bị, dụng cụ trước buổi lễ diễn ra. Để giúp sự kiện khai trương cửa hàng được diễn ra thành công và không mắc lỗi nhỏ nào.
7. Dự trù ngân sách trong kế hoạch khai trương cửa hàng
- Một trong những kế hoạch tổ chức khai trương mà doanh nghiệp không được bỏ qua đó chính là sự trù ngân sách, chi phí cho sự kiện khai trương.
- Ngân sách của sự kiện nên được thiết lập thành một văn bản để đảm bảo chi tiêu hợp lý nhất. Nhờ đó, có những văn bản báo cáo chi tiết và đầy đủ được gửi lên cấp trên.
II. Lập kịch bản cho tiết cho ngày khai trương
Một sự kiện khai trương cửa hàng sẽ có sự xuất hiện của những vị khách mời và đại biểu. Vì thế, kịch bản tổ chức cho sự kiện này cần được đảm bảo chuyên nghiệp và đầy đủ những hạng mục sau:
Kịch bản tổ chức khai trương cần chi tiết và độc đáo
- Đầu tiên MC giới thiệu thành phần đại biểu và những vị khách mời tham dự lễ khai trương.
- Lời phát biểu của đại diện doanh nghiệp hoặc có thể là quản lý cửa hàng.
- Các tiết mục văn nghệ, giao lưu.
- Lễ cắt băng khai trương cửa hàng và tiếp đón khách mời tham quan, mua sắm tại cửa hàng.
III. Lập một phương án dự phòng để phòng rủi ro
Để có một sự kiện thành công thì doanh nghiệp cũng cần phải lên một phương án dự phòng những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. Từ đó, có những biện pháp xử lý phù hợp và kịp thời nhất cho sự kiện khai trương của doanh nghiệp.
Bài viết là các bước lên kế hoạch khai trương cửa hàng mà TES Marketing muốn gửi đến quý doanh nghiệp. Hy vọng sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu có thắc mắc hay băn khoăn nào cần giải đáp về tổ chức sự kiện khai trương thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
