Tổ chức sự kiện cần những gì? Quy trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào? Chắc hẳn đây là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp, công ty khi tự tổ chức sự kiện. Bởi nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quy trình tổ chức chuyên nghiệp, chắc chắn sự kiện sẽ không diễn ra thành công như mong đợi.
TES Marketing hiểu rõ được những khó khăn trong khâu tự tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp và công ty phải đối mặt. Do đó, đã mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Với dịch vụ này, TES Marketing sẽ hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu thực hiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đạt được hiệu quả tốt nhất.
I. Tổ chức sự kiện cần những gì?
Từ lâu, tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để các doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá thương hiệu. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng.
Mặc dù tổ chức sự kiện đóng vai trò to lớn như vậy, tuy nhiên, tổ chức sự kiện cần những gì thì không phải ai cũng biết. Chính vì thế, những doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện đều gặp thiếu sót trong khâu tổ chức, bởi không biết để tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì. Thông thường, chỉ những công ty tổ chức sự chuyên nghiệp, uy tín mới có thể lý giải về vấn đề này.
Là một trong những công ty uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, TES Marketing đã có cơ hội làm việc với nhiều nhãn hàng lớn, tổ chức nhiều event lớn nhỏ. Do đó, chúng tôi sẽ giúp giải đáp câu hỏi “tổ chức sự kiện cần những gì”.
Giai đoạn trước event – Xác định chủ đề sự kiện, phân chia nhân sự
Trước hết, quý doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện này là gì? Tiếp theo, cần xác định những công việc phải làm bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm…).
- Chủ đề của sự kiện.
- Khách tham dự.
- Địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thông điệp của sự kiện.
- Ngân sách dự trù.
- Lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
Trong quá trình tổ chức sự kiện diễn ra?
Dựa vào kế hoạch tổ chức sự kiện đã được lên ý tưởng từ trước đó. Các bộ phận nhân sự cần thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, để tránh xảy ra những rủi ro ngoài ý muốn.
Nhiệm vụ của mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao. Đảm bảo đúng kế hoạch, đúng deadline để sự kiện diễn ra như kế hoạch, không gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
Tùy thuộc vào mục đích, quy mô của mỗi sự kiện, thường sẽ mất khoảng 1- 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
- Gửi thiệp mời
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê MC, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước nêu trên, doanh nghiệp nên chạy thử sự kiện từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót.
Trong quá trình tiến hành sự kiện, các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Đồng thời, theo dõi bảng checklist và timeline của chương trình, để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.
TES Marketing – công ty tổ chức sự kiên hoàn hảo
Giai đoạn sau sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức, trả lại hiện trạng ban đầu, tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, để rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
II. Quy trình tổ chức sự kiện
Chắc hẳn qua những thông tin trên phần nào giúp bạn đọc nắm rõ tổ chức sự kiện cần những gì. Vậy quy trình sự kiện sẽ diễn ra như thế nào?
Tùy vào tính chất của các sự kiện mà sẽ có quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, chung quy lại đều trải qua những bước sau:
- Xác định chủ đề sự kiện.
- Lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
- Kế hoạch phân chia nhân sự.
- Thực hiện kế hoạch.
- Chuẩn bị, dàn dựng.
- Tiến hành sự kiện.
- Kết thúc sự kiện.
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
III. TES Marketing – Công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu
Qua những chia sẻ trên có thể thấy, việc tự tổ chức sự kiện không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Tổ chức sự kiện cần những gì, quy trình như thế nào rất khó để đưa ra chính xác nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của các công ty tổ chức sự kiện.
Hiểu được những khó khăn đó, TES Marketing đã ra đời với mong muốn mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, TES Marketing luôn không ngừng phấn đấu để trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu của cả nước nói chung và khu vực phía Nam nói riêng.
TES Marketing tạo nên tên tuổi, thương hiệu của mình thông qua hàng trăm, hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, quý doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn TES Marketing để tổ chức sự kiện.
Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, TES Marketing luôn luôn làm hài lòng mọi khách hàng. Dưới đây là quy trình làm việc của TES Marketing:
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Tư vấn, lên ý tưởng, nội dung
- Ký hợp đồng giữa hai bên
- Triển khai sân khấu, trang thiết bị
- Chuẩn bị kịch bản, timeline MC, PG, PB
- Tổ chức kiểm duyệt trước sự kiện
- Tiến hành tổ chức sự kiện
- Kết thúc sự kiện
- Xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng
Hi vọng rằng qua bài viết này bạn đọc đã có lời giải cho câu hỏi “Tổ chức sự kiện cần những gì? Quy trình tổ chức sự kiện”. Nếu quý khách hàng có nhu cầu hoặc thắc mắc về dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến TES Marketing để được tư vấn cụ thể!
